Архивы цифровой эпохи

Как известно, без архивов нет истории. В свою очередь, без истории нет науки, без которой нет прогресса. В этом плане архивы были и остаются единственными хранителями исторической памяти, информационной базой, способствую­щей развитию всех отраслей государства.

Государственные органы, частные организации и физические лица для получения данных по определенной проб­леме, теме, событию, факту обращаются в архивы. Наиболее распространенным видом государственной услуги является запрос социально-правового характера для обеспечения прав и законных интересов граждан. Это запросы о трудовом стаже, заработной плате, образовании, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, избрании на выборные должности, выделении земельных участков, жилой площади и другие.

Ежегодно архивисты исполняют от 3,5 до 4 млн запросов социально-правового характера. В последнее время растет количество биографических и генеалогических запросов. Большинство архивных учреж­дений при исполнении запроса ведут поиск необходимых документов по бумажным путеводителям, описям, каталогам и картотекам.

До внедрения информацион­ных технологий деловая перепис­ка, создание административных и финансово-хозяйст­венных документов осуществлялись на бумажной основе. Это огромный пласт документации, оперативное использование которого возможно лишь после их перевода в цифровой формат.

Оцифровка документов яв­ляется основным направлением деятельности архивов во всех странах. К примеру, Китай еще в 2010 году перешел к формированию своего цифрового ресурса по архивным данным. При поддержке правительственных структур китайские коллеги проделали масштабную работу по оцифровке архивных до­кументов. В 2011–2015 годах выделено 30 млн юаней Первому историческому архиву Китая, в результате чего было оцифровано более 40 млн электронных образцов документов.

В США оцифровка архивных документов на бумажных носителях осуществляется в большинстве случаев аутсорсингом с привлечением частных компаний. Ежегодно в архивах крупных городов США оцифровывается около 14 000 единиц хранения. Нередки случаи, когда перенос на электронные носители проводится за счет спонсорских средств частного бизнеса.

Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» обязывает государственные органы переводить архивные документы, необходимые для оказания государственных услуг, в электронную форму. В связи с чем архивам требуется достаточное финансирование на приобретение сканирующей техники, оборудования, хранение данных и сервисную поддержку.

Нынешнее материально-техническое состояние отечественных архивов оставляет желать лучшего. На сегодня оцифровано около 3–4% Национального архивного фонда страны. В целях обеспечения сохранности и оперативного использования архивных документов государственным архивам Казахстана необходимо ускорить перевод бумажной документации в цифровой формат и запустить процесс приема на хранение электронных документов.

Государственным органам с 2005 года предоставлена возможность использования систем электронного документооборота (ЕСЭДО, ИПГО) и других сервисов электронной транспортной среды, однако до сих пор бумажная документация в ходу у многих организаций. При этом электронный документ в Казахстане равнозначен по статусу документу на бумажном носителе.

Необходимо максимально расширить перечень управленческой и деловой документации, создаваемой в электронном форма­те. Между тем за счет полного перехода на электронное делопроизводство в системе элект­ронного правительства той же Южной Кореи граждане получают более 1 300 государственных oнлайн-услуг. Это достигается за счет сервиса G-Cloud – облачных технологий, управляющих сервисом электронного правительства. При информационном центре электронного правительства работают Институт разработки технологий и Центр разработки мобильных приложений.

Архивная система Южной Кореи является продуктом многолетней практики, поэтому сегодня их архивисты оказывают значительное влияние на развитие архивного дела во всем мире. Так, внедрение и развитие системы «Электронное правительство» и «Электронный архив» Республики Узбекистан и Республики Беларусь проходят при активном участии корейских специалистов. Политика наших соседей является вполне обоснованной, ведь с 2014 года Корея находится на ведущих позициях рейтинга ООН по уровню развития электронного правительства.

Казахстан также располагает большими возможностями построения эффективной модели электронного правительства. И использовать их необходимо сполна, поскольку безбумажный документооборот исключает лишние бюрократические процедуры, запускает механизм цифрового взаимодействия между органами государственной власти, гражданами, организациями и бизнесом в полной мере.