Документы нуждаются в «лечении»

О проблемах и достижениях в архивной отрасли страны рассказала директор Национального архива РК Сагила Нурланова. По ее словам, 280 организаций являются источниками комплектования фондов Национального архива, из них 144 – центральные госорганы, находящиеся в столице. Поэтому специалисты Национального архива регулярно отправляются в министерства и ведомства для оказания им методической помощи в деле правильного хранения документов. Ведь срок хранения документов в государственных организациях – 15 лет, только потом они передаются в Нацио­нальный архив.

В течение этих 15 лет специалисты Национального архива регулярно проверяют условия хранения ведомственных документов. Это очень важно, ведь документы могут «заболеть», «заразиться», к примеру, грибками. Чтобы этого не случилось, необходимо обеспечить условия для сохранности, в частности температуру и влажность. К сожалению, не во всех государственных организациях эти требованиях соблюдаются. Где-то виновата текучесть кадров, где-то нет постоянного архивиста. Сейчас, по данным Сагилы Нурлановой, Национальный архив РК выступает примером образцового содержания документов постоянного срока хранения. То же самое он требует от своих источников комплектования – государственных органов.

В Национальном архиве действует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), которой организации – источники комплектования отправляют на согласование номенклатуры дел, описи, акты на уничтожение документов. Все они согласовываются с ЭПК Нацио­нального архива.

– Когда из организаций материалы поступают в ЭПК, мы зачастую видим грубые ошибки ведомственных архивистов, – говорит Сагила Нурланова. – В таком случае возвращаем им докумен­ты на доработку, естественно, при этом теряется много сил, времени и нервов. Мы проанализировали типичные ошибки и пригласили коллег на этот семинар, чтобы обсудить проблемы. Кроме того, Гульзира Карсакбаева, заместитель председателя Комитета архивов и документооборота Министерства культуры и спорта, рассказала архивистам о последних изменениях в нормативно-правовых актах в области архивного дела.

Лекции, которые прочитали архивистам на этом семинаре, планируется издать в виде методички, которая станет подспорьем в работе архивистов.

Есть и другие проблемы сохраннос­ти документов Национального архив­ного фонда.

Сейчас на рынке платных услуг научно-техническую экспертизу, обработку документов госорганов для последующего хранения в Национальном архиве зачастую выполняют неспециализированные компании, которые в этом деле не являются профессионалами. Они, бывает, пытаются сдать на постоянное хранение черновики, копии вместо оригиналов документов, неправильно прошитые дела, в которых страницы расположены не по порядку или вовсе их не хватает. Естественно, некачественно обработанные документы Национальный архив на хранение не принимает, также возвращает на доработку.

С другой стороны, в самих госорганах не все хранилища архивных докумен­тов соответствуют требованиям. К примеру, в таком помещении не должно быть окон, на документы не должны попадать солнечные лучи. А на нынешнем семинаре привели примеры, когда документы в ведомственных архивах хранятся в мешках или просто раскиданы на полу.

В таком виде, как их привезли из гос­органов, документы в хранилище не берут. Если нужно, «лечат» от грибков и других болезней, проводят санобработку. Только когда архивисты окончательно удостоверятся, что документы «здоровы», берут их на хранение. Такая же работа должна вестись и в ведомственных архивах, ведь за 15 лет хранения в архивах госорганов с ними может случиться много неприятностей.

Зачастую архивисты неправильно понимают важность номенклатуры дел, произвольно добавляют в нее разные буквенные и цифровые значения, противоречащие утвержденным правилам. Опасность такого подхода в том, что спустя время, когда на работу придут новые люди, документы с неправильной номенклатурой будет невозможно найти в архиве.

Конечно, такие проблемы на одном семинаре не решить. Поэтому в Нацио­нальном архиве действует центр повышения квалификации. За этот год около 200 архивистов и делопроизводителей со всего Казахстана получили сертификаты.

– Я не считаю работника настоящим архивистом, если он сам не может провести научную экспертизу, своими руками прошить дело для хранения, – говорит Сагила Нурланова. – Поэтому проводим практические занятия, сами показываем, какие документы нужно принимать на хранение, а какие нет, как правильно прошивать дела. Главная наша цель – установить между Нацио­нальным архивом и ведомственными архивистами постоянное взаимодействие. Важно, чтобы архивисты в госорганах не оставались наедине со своими проблемами. Ведь профессия архивиста – это призвание. Это выбор сердца, ведь несмотря на низкую заработную плату, наши специалисты подходят к делу с душой. Документы, как люди, требуют к себе постоянного внимания и заботы. Как бы мы справились, если бы наши специалисты были к делу равнодушны?

К тому же требования к хранению постоянно меняются. Какие-то докумен­ты хранить на бумаге больше не нужно, часть их переводится на хранение в электронном формате, другие хранятся на электронных дисках и бумаге. Даже в развитых странах еще не принято решение хранить важные документы только в электронном виде. Документы постоянного срока хранения по-прежнему сберегают на бумаге, а к ней нужно относиться очень бережно.