Хроники цифрового формата

Внимание исследователей исторических событий концент­рируется, как правило, на темах либо ранее закрытых, либо интересных своей новизной. В Архиве Президента РК собраны по большей части документы именно такого свойства.

В недалекое советское время засекречивать государственные и партийные архивы было принятой практикой, доступ к ним оставался крайне ограниченным. В 2004 году в Архив Президента была допущена специальная межведомственная комиссия, которая 4 года занималась рассекречиванием охраняемых фондов. Около 40 тыс. дел эксперты просмотрели буквально полистно, в итоге они были введены в свободный научный оборот. Еще с целого массива документов запретительный гриф снялся автоматически.

Но и по прошествии 10 лет особо востребованными остаются архивные материалы по голодомору, репрессиям, депортациям и переселению народов. Неизменный интерес вызывают недоступные прежде докумен­ты об участии Казахстана в Великой Отечественной войне, по истории освоения целины, послевоенного строительства, индустриального развития рес­публики.

Современный период казах­станской государственности, отсчет которому положил 1991 год, ученым интересен в аспекте становления молодой демократии – создание Конституции и государственных символов, построе­ние гражданских институтов, вступление в международные организации и другие судьбоносные для страны события. Открытые первоисточники поменяли представления о многих страницах отечественной истории, и главное – дали им фактическое подтверждение и наполнение.

Однако гриф «секретно» вовсе не исчез из документохранилищ. Согласно закону о госсекретах им и теперь ограничивают доступ к некоторым источникам, в основном относящимся к обеспечению внутренней и внешней безопасности, к примеру, информации о месторождениях стратегического сырья. Но это совсем уже другие объемы недоступных архивов.

Виртуал на хранении

Широкая доступность архив­ных материалов – одна из ведущих тенденций развития отрасли в мировом масштабе. Оцифровкой и созданием электронных баз данных архивов озабочены в большинстве стран. Но нигде пока не решили всех проблем, сопровождающих этот процесс.

Общий фонд Архива Президента РК насчитывает более 800 тыс. единиц хранения – не только бумажных документов, но и микрофильмов, фото-, аудио- и видеоматериалов, – и он постоянно пополняется. Техничес­ки перевод в цифровой формат выглядит несложно: документы сканируются, полученные файлы сливаются на сервер хранения, систематизируются в единой базе, и уже к ней получают доступ в читальном зале пользователи. В учреждении подсчитали, что цифровизация фондов по такой схеме может занять несколько сотен лет.

– Времени у нас значительно меньше, поэтому работаем ускоренными темпами, – говорит директор Архива Президента РК Джамиля Абдукадырова. – На первые 5 лет мы выбрали 160 тысяч единиц хранения – особо ценные и особо востребованные у исследователей документы. За 4 года, которые заняты у нас оцифровкой, получается переводить в электронный формат до 25 тысяч единиц ежегодно. Это неплохо. У наших коллег, в том числе зарубежных, результат примерно в 5 раз меньший.

Удачным этот опыт Джамиля Юсупжановна считает еще и потому, что цифровизацию удается вести своими силами, без аутсорсинга. В коллективе оцифровка поставлена в приоритет, и ею в определенном графике занимаются почти все сотрудники. Беспрерывный и динамичный процесс директор называет зал­повым методом, когда к выполнению задачи привлекаются все ресурсы. Сегодня виртуальные копии есть у 13% документов от общей массы фондов.

Подлинники на покое

Другая цель информатизации архивного оборота – облегчение поиска документов. Исследователи не всегда имеют точное представление, где искать нужный источник. Для начала приходится заказывать в архиве опись, ее выдают через пару дней, а потом ждать и сам документ. Электронная база упрощает и укорачивает всю процедуру. Описи большинства фондов Архива Президента РК теперь есть в электронной базе, с ними можно поработать дистанционно на сайте учреж­дения: найти, что требуется, и заказать конкретный материал.

Пока речь не идет о том, чтобы первоисточники из архива напрямую попадали в глобальную сеть, как это, например, делают публичные библиотеки, выкладывая на интернет-страницах цифровые версии печатных изданий.

– Наша система этого не предполагает, – объясняет Джамиля Абдукадырова, – потому что такая возможность связана с рисками. Если мы подключаем свою базу данных к внешнему ресурсу, то вся она становится уязвимой, ведь абсолютно на­де­ж­ной защиты от несанкцио­нированного проникновения нет. А согласно закону о национальном архивном фонде срок для открытия документов, поступающих на государственное хранение, – 15 лет. Вот поэтому есть опасности, что в открытом доступе окажутся материалы, для этого не предназначенные.

В конце концов, цифровые технологии в архивной отрасли продлевают жизнь подлинным историческим документам. Выведенные из оборота материальные носители, а среди них немало редчайших образцов, должны навсегда остаться на полках хранилищ.

В языке архивистов есть понятие «особо ценный документ» – существующий в единственном экземпляре и имеющий особую историческую значимость. В Архиве Президента Республики Казахстан к таким раритетам относят, например, Постановление об организации киргизского информационного бюро от 5 января 1920 года или письмо Байтурсынова Ленину о преодолении недоверия между представителями центра и населением от 17 мая 1920 года. Знаменитое «Письмо пяти» об ошибках в реконструкции народного хозяйства, которые привели к голоду, написанное Мусреповым, Гатаулиным, Давлетгалиевым, Алтынбековым и Куанышевым первому секретарю Крайкома ВКП(б) 4 июля 1932 года, вошло в школьные учебники истории.

Особо ценные документы в фондах выявляются постоянно, в том числе в процессе цифровизации. В настоящее время сотрудники исследуют начало 40-х годов прошлого века, и не исключено, это время подарит свои открытия.

Есть такая профессия

Потребность в модернизации всей отрасли архивного хранения диктуется теперь не столько изнутри, сколько снаружи самой системы.

– С 2005 года, с переходом на безбумажный документооборот, большой его объем уходит в электронную среду. В прошлом году проект электронного архива был внедрен в Министерстве культуры, сейчас он дорабатывается, и к 2021 году ожидается создание единого электронного архива для хранения документов всех госорганов, – продолжает Джамиля Юсупжановна. – И это тоже вырастает в проблему для архивистов. Как обеспечить сохранность электронного до­кумента и дать гарантию, что со временем он будет юридически полноценным, чем обеспечивается защита цифровой подписи? И еще много других вопросов. Понятно одно: впереди масса больших и затратных проектов по созданию единой программной информационной среды.

Обеспечить долговременную сохранность виртуальных источников – проблема номер один во всем мире. Где-то решают вопросы безопасности и угроз. Где-то ищут варианты сохранения огромного массива информации через дублирование, зеркальное и облачное хранение. Но совершенно очевидно, какие бы технологии ни были избраны, архивную отрасль ждут кардинальные перемены, к которым стоит готовиться заблаговременно.

– Профессия архивиста многогранна, а становится еще и многопрофильной, – считает руководитель Архива Президента. – К ней будут предъявляться все новые требования. Чтобы быть успешным, наш специалист должен владеть современными информационными технологиями, быть историком, следить за нормативными требованиями в делопроизводстве и иметь даже юридические знания. Но пока архивистов готовят в Казах­стане только два вуза – КазНУ и КазНПУ. И в республике заметен дефицит кадров.

Архив Президента Республики Казахстан в 2006 году стал базой для подготовки специалистов для отрасли. Студенты проходят здесь производственную практику, получают начальные профессиональные навыки, в том числе по применению новых технологий. По линии международного сотрудничества с архивами в Южной Корее, Польше, Германии, Америке наши специалисты стажируются у самых именитых коллег. На курсы повышения квалификации в Алматы собираются работники архивов со всего Казахстана, а для ведения занятий в летних школах архивистов стран СНГ, которые 5-й сезон подряд организуются Архивом Президента РК, приглашаются ведущие зарубежные специалисты.

– Консервативное отношение к архивному делу заканчивается, – делится наблюдениями Джамиля Юсупжановна. – Это заметно и по тому, что молодые люди выбирают нашу профессию целенаправленно. Становится заметным, как начинается кадровое обновление, и мы с удовольствием готовы принимать в свои ряды новые творческие силы.

СПРАВКА «КП»

В нынешнем году Архив Президента РК отметил 25-летие. Он создавался на базе Центрального государственного архива новейшей истории. В фондах хранятся до­кументы политической истории Казахстана ХХ–ХХI вв. На начало 2019 года архивный фонд насчитывал свыше 810 тыс. единиц хранения. Ежегодно он пополняется более чем на 5 тыс. документов. Фонды размещены в 8 архивохранилищах, протяженность стеллажных полок которых достигает 29 км.

***

Фонды условно делятся на 2 категории: советский период и период независимости. Самый ранний архивный документ датирован 1918 годом. Советский этап представлен документами ЦК Компартии Казахстана, обкома КПСС Алматинской области, районных партийных комитетов Алма-Аты и первичных организаций, а также органов управления комсомолом. История независимости Казахстана отражена документами государственных органов, непосредственно подчиненных Главе государства, а также общественных объединений и национальных культурных центров, входящих в структуру Ассамблеи народа Казахстана. В числе источников формирования около 40 государственных органов, в том числе Администрация Президента, Министерство иностранных дел, Управление делами Президента, Конституционный совет, Счетный комитет и т. д.

***

Наиболее объемную часть фондов составляют партийные докумен­ты: постановления, решения бюро, в них отражена политическая и социальная история КазССР. Также содержатся служебная переписка, документы к основным решениям, обращения граждан. Кроме того, за этот период представлен богатый фотоархив. Становление независимости республики отражается в законах и указах Президента. Ценным документом признается первое издание Конституции 1995 года. В подлинниках здесь хранятся Декларация, Присяга Президента и первые документы о деятельности Администрации Президента – протокольная часть, направленные Президенту верительные грамоты, дипломатические ноты, а также выступ­ления в ООН.