Роль архивов в цифровую эпоху

Триединство формулы «сильный Президент – влиятельный Парламент – подотчетное Правительство», концепция «слышащего государства» получили новое прочтение в реалиях информационного общества. Обозначена амбициозная, «стратегическая по своей важности задача превращения Казахстана в течение трех лет в полноценную цифровую страну». Для этого, как отметил Президент, «потребуется перестроить всю систему государственного управления c многократным повышением ее прозрачности, эффективности, человекоцентричности».

Эффективность решения поставленных задач, а следовательно, и успех страны во многом зависят от качества деятельности государственных органов. В этом аспекте крайне важное значение приобретает вопрос модернизации или трансформации «кровеносной системы» госуправления – документацион­ного обеспечения управления (ДОУ) и системы документирования, которые осуществляют не только фиксацию и реализацию управленческих решений, но и составляют правовую, организационную и информационную основу функционирования гос­аппарата.

Поэтому вопросы цифровой трансформации и внедрения искусственного интеллекта, бе­зусловно, касаются архивной отрасли, отвечающей за организацию процессов функционирования документов в нормативно-правовом поле.

Важно понимать, что тотальная цифровизация и повсеместное внедрение искусственного интеллекта (ИИ) в корне меняют подходы к управлению информацией. Для архивного дела это означает не просто перевод документов в электронный формат, а полную перестройку методологии работы. От того, насколько верно окажутся выб­раны принципы документацион­ного обеспечения управления, будут зависеть в том числе свое­временность и эффективность решения задач, поставленных Президентом.

Мы как общество столкнулись с проблемой информационного перенасыщения, в числе негативных последствий которого – киберпреступления, мошенничество и так далее. В этом отношении с работой архивных учреждений прямо связан вопрос достоверности и легитимности цифровой информации. Именно государственные архивы выступают надежным и не требующим дополнительной верификации источником документально выверенных сведений.

Однако сегодня нашим архивам не хватает навыков современного менеджмента и активного присутствия в информационном поле. А это особенно важно сейчас, когда мы все приняли возникновение нового феномена документа, имеющего цифровую среду происхождения.

Архив – это также инкубатор генерирования историко-документального контента, который в итоге служит скрепой формирования идейных, культурных, исторических, мировоззренческих основ казахстанского общества. Важно раскрыть и этот потенциал, заложенный в инициативе Президента о создании национального цифрового архива, озвученной на IV заседании Национального курултая в Бурабае.

В рамках инициатив, озвученных в Послании, архивистам предстоит кардинально пересмотреть методологию работы с документами – как на уровне формирования документированной информации, так и на стадиях ее хранения и последующего использования. Это – внедрение искусственного интеллекта в архивные процессы формирования архивных фондов, их виртуализация с целью популяризации Национального архивного фонда, использование инструментов ИИ и Big Data для выявления скрытых закономерностей, трендов и ассоциаций на основе обработки данных, содержащихся в архивных документах, и так далее.

Также ИИ может стать мощным инструментом для улучшения документационного обеспечения, взяв на себя множество рутинных задач, таких как автоматическая классификация документов, извлечение ключевых данных из текстов (имена, даты, суммы, краткий итог и другие), маршрутизация документов по отделам и контроль за сроками исполнения.

Сегодня в Архиве Президента РК оцифровано более 230 тыс. дел, или порядка 30 млн листов. Благодаря этому наш читальный зал на 90 процентов работает в электронном формате, исследователям доступны электронные образы оригиналов документов, что существенно продлевает «физическую жизнь» последних.

Мы понимаем, что цифровизация и применение ИИ сопряжены с рядом рисков, многие вопросы требуют профессионального, открытого обсуждения и поиска оптимальных решений. Например, вопросы авторского права, конфиденциальности и разграничения доступа к архив­ным документам в цифровой среде нуждаются в четком регулировании.

Кроме того, цифровизация – это не только про технологии, но и про людей. Необходимо переобучать персонал, формировать новые компетенции и преодолевать организационное сопротивление.

В связи с этим Архив Президента прорабатывает вопрос создания экспертного клуба, который будет профессиональной площадкой, где специалисты смогут совместно искать решения по наиболее актуальным и острым вопросам архивного дела. Цель клуба – не просто обсуждать, а совместно разрабатывать практические, адаптивные решения для самых острых вызовов – от выработки единых стандартов метаданных до создания правовых механизмов регулирования цифровых архивов.

Универсальных подходов к цифровой трансформации архивов не может быть. Они вытекают из законодательства страны, традиций, делопроизводственной и архивной практик, зависят от интеллектуальных и финансовых ресурсов государства.

Предстоящая цифровая транс­формация – серьезный вызов для нашей отрасли. Комплекс­ный подход при решении воп­росов, о которых речь шла выше, позволит нам избежать многих рисков. И вместе с тем это единственно верная траектория поступательного роста отечественных архивов, залог понимания обществом их роли и значения в эпоху искусственного интеллекта.