Цифровизация делопроизводства: состояние и перспективы

Автоматизация рабочих процессов с помощью цифровых информационно-коммуникационных инструментов позволяет ускорить обработку информации и принятие решений, усилить степень прозрачности, исключить многие рутинные процедуры, повысить производительность труда, снизить себестоимость товаров и услуг, сделать их доступнее для населения. В перспективе автоматизация должна охватить все уровни – от производства до потребления.

Наиболее продвинутыми с точки зрения развития цифровой инфраструктуры являются Япония и Сингапур, где информационные технологии успешно внедряются во всех отраслях, большая часть государственных услуг переведена в электронный формат, система образования широко использует онлайн-обучение.

Другой яркий пример цифровой экономики – США, имеющие самый развитый IT-сектор в мире. Интересен опыт Скандинавских стран, где налоги начисляются и списываются автоматически, а граждане лишь получают уведомления для проверки расчетов.

Казахстан стремится идти в ногу с глобальными трендами. Так, с 2016 года начала работу Государственная корпорация «Правительство для граждан», выступающая единым провайдером госуслуг. На сегодня значительная их часть предоставляется в электронном виде.

С декабря прошлого года выполняется Государственная ­программа «Цифровой Казах­стан», предусматривающая автоматизацию ключевых сфер жизни казахстанского общества на основе цифровых технологий. Особое место в ней отводится цифровизации системы госуправления, ведь именно от качества деятельности госаппарата во многом зависит эффективность решения поставленных задач, а следовательно, и успех страны в целом.

Не секрет, что «кровеносной сис­темой» госуправления являются делопроизводство и документооборот, которые сейчас крайне важно перенастроить в соответствии с новыми вызовами.

Следует отметить, что универсальных или типовых подходов к решению этого вопроса нет. В различных странах создаются свои модели по организации безбумажного документооборота, приема на постоянное хранение и использования электронных документов. Они обусловлены законодательством, традициями, делопроизводственной и архивной практикой, интеллектуальными и финансовыми ресурсами.

В нашей стране первые шаги по формированию электронного документооборота в госорганах предприняты еще в начале 2000-х­ годов, когда был принят Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» № 370-II от 07.01.2003 года, который заложил соответствующую нормативную правовую базу.

Позднее многие процедурные вопросы были уточнены Правилами электронного документооборота, утвержденными Постановлением Правительства № 430 от 17.04.2004 года.

В 2017 году в них внесли изменения и дополнения, которые рег­ламентировали понятие «Копия электронного документа», содержательную и реквизитную части электронного документа, порядок определения сроков хранения формата создаваемых документов (Постановление Правительства № 640 от 12.09.2017 года).

Сейчас основные усилия направлены на дальнейшую цифровизацию служебного документооборота. Согласно новым требованиям, все виды служебных документов должны составляться и исполняться только в электронном формате. На бумажных носителях дублируются лишь документы государственной важности, касающиеся деятельности Президента, Премьер-министра, Госсекретаря, руководителя Администрации.

Наряду со служебными докумен­тами в рамках Госпрограммы «Цифровой Казахстан» ведется работа над проектом «Электронные обращения» («Е-обращения»). Проект призван кардинально улучшить работу государственных органов по рассмотрению обращений граждан. Его администратором является Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры.

Анализ обращений граждан, ежегодно поступающих на имя Главы государства и в Админис­трацию Президента (в среднем около 20 тыс. в год), к сожалению, свидетельствует о невысокой эффективности работы госорганов по их рассмотрению. Часть писем и жалоб нередко просто-напросто «гуляет» между инстанциями, не получая реального решения. ­Поэтому авторы обращений справедливо воспринимают ответы госорганов как отписки.

Чтобы преодолеть сложившую­ся ситуацию, предполагается перевести процедуру подачи и рассмотрения жалоб и заявлений граждан в электронно-цифровой формат. В этом случае заявители будут иметь возможность отслеживать в онлайн-режиме прохож­дение своего обращения на всех стадиях его рассмотрения.

Свои обращения граждане смогут подавать по четырем каналам: через портал электронного правительства, ЦОНы, отделения Казпочты и мобильное приложение «Qamqor для граждан».

В настоящее время проводится пилотное тестирование проекта в столичном Есильском районе, в городе Туркестане Южно-Казахстанской области, Осакаровском районе Карагандинской области. По его итогам будет принято решение о целесообразности и сроках перехода госорганов на данный формат работы.

Также рассматривается возможность осуществления приема граж­дан в онлайн-режиме. Подобным образом человек может записаться на прием и в назначенное время переговорить с представителем соответствующего центрального или местного исполнительного органа. В зависимости от сложности вопроса и сторон-участниц можно будет провести онлайн-встречу одновременно с представителями нескольких государственных структур и обратившихся лиц. Как результат, гражданам не нужно будет тратить время на дорогу или стоять в очередях. Особенно это будет удобно для лиц из отдаленных районов и сельской местности.

Важно помнить, что главным критерием оценки работы госор­ганов является доверие населения. На одном из совещаний с акимами областей, городов Астаны и Алматы Глава государства акцентировал на этом особое внимание, заявив: «Жалобы – один из серьезнейших барометров социального самочувствия населения. Здесь проявляется степень вашей заботы или незаботы о простых людях. Как бы трудно ни было, ни одно обращение гражданина не должно остаться без внимания. И от Администрации Президента и от партии «Нұр Отан» требую, чтобы этот вопрос был на постоянном контроле. В общем-то, наша работа с людьми в этом и заключается: прийти на помощь в решении их насущных проблем».

Также в рамках Государственной программы «Цифровой Казахстан» предусматривается создание информационной системы «Единый архив электронных документов», которая позволит объединить ресурсы всех государственных архивов, полностью автоматизировать их работу и обеспечить долговременное хранение электронных документов. Ее планируется внедрить в 75 центральных и местных исполнительных органах.

В связи с этим пересмотрен Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. В отличие от прежнего он содержит нормы, определяющие формат создаваемых документов как «докумен­ты на бумажном носителе и идентичные им электронные» и «электронные документы».

В результате решается целый блок вопросов относительно безо­пасности хранения документов, ограничения несанкционированного доступа к ним, их систематизированного учета и защиты от безвозвратной утери или повреж­дения, возможности быст­рого поиска нужных материалов, высво­бождения офисных площадей, используемых для хранения бумажных документов.

В свою очередь, в Администрации Президента на сегодня уже сделано немало в плане цифровизации документооборота и автоматизации рабочих процессов.

Так, в электронном режиме происходит регистрация, согласование, подписание, рассылка докумен­тов, мониторинг и контроль­ хода их исполнения, автоматически формируются различные отчеты. Все эти действия производятся благодаря используемой в Администрации Президента программе «Единая система электронного документооборота» (ЕСЭДО).

С 2007 года успешно эксплуатируется информационная система «Электронный архив», обеспечивающая хранение электронных документов Администрации Президента.

Автоматизированы процедуры подачи сотрудниками заявлений на отпуск, формирования графиков и приказов о командировании, управления кадрами, награждения государственными наградами, выписки пропусков в здание Администрации Президента.

До конца текущего года планируется перевод в электронный формат ДСП-документооборота и введение персонифицированного электронного учета фактов копирования и распечатки материалов.

Говоря о перспективах цифровизации сферы делопроизводства и документооборота в государственных органах, здесь в самом недалеком будущем следует ожидать широкого использования возможностей искусственного интеллекта по примеру таких мировых компаний, как Google, IBM, Facebook, Amazon.

Вместе с тем внедрение цифровых технологий в сферу делопроизводства и документооборота требует комплексного подхода, предусматривающего одновременное решение вопросов, связанных с необходимостью совершенствования нормативной правовой базы, программного и техни­ческого обеспечения, подготовки квалифицированных кадров.

Но иного пути нет. Только так Казахстан сможет претворить в жизнь Стратегию-2050 и войти в тридцатку наиболее развитых государств мира.