Новые технологии меняют архивное дело

Архивы – это золотая сокровищница национальной памяти. В них хранится история нашего государства, ценные документальные свидетельства, завещанные будущим поколениям. Сохранение этого бесценного наследия – главная миссия архивистов.

В условиях стремительно нарастающего технологического прогресса совершенствуются и методы хранения документов. Сегодня основное направление этого процесса – цифровизация архивного фонда. Эта задача напрямую связана с инициативой, озвученной Президентом
Касым-Жомартом Токаевым на IV заседании Национального курултая в Бурабае. Тогда Президент подчеркнул: «В Правительстве уже началась работа по оцифровке имеющихся у нас огромных объемов информации: архивов и справочных сведений, научных исследований, фотографий и иллюстраций, музыкальных композиций, произ­ведений искусства. Предстоит создать национальный цифровой архив, который будет доступен отечественным и зарубежным разработчикам нейросетей».

Именно этой теме был посвящен нынешний сезон Международной летней школы молодых архивистов, ежегодно проводимой Архивом Президента РК, – «Цифровая трансформация архивов и сохранение документального наследия».

В 2025 году форум проходил с 10 по 13 июня в новом здании архива в Астане. Это не просто обучающее мероприятие, а открытая площадка для профессионального обмена мнениями и опытом, развития сотрудничества. Особенностью нынешнего года стало расширение как содержательной части, так и географии участников. В качестве лекторов выступили ведущие специалис­ты архивного дела Казахстана и России, а также эксперты в облас­ти искусственного интеллекта и цифровой трансформации.

История летней школы берет свое начало с 2017 года. Проект реализуется совместно с Российским государственным гуманитарным университетом и Казахским национальным университетом им. аль-Фараби. За восемь лет обу­чение в школе прошли около 1 200 молодых специалистов. Если изначально участниками были молодые архивисты стран СНГ, то сегодня география расширилась: в разные годы к инициативе присоединялись специалисты из Китая, Монголии и Объединенных Арабских Эмиратов.

В этом году в числе участников были специалисты из Кыргызстана, Молдовы, Узбекистана и Туркменистана, представители центральных, областных (14 областей) и городских архивов Казахстана. В мероприятии также участвовали студенты Казахского национального университета им. аль-Фараби, обучающиеся по специальности «архивоведение и документоведение». 

Форум открыл заведующий общим отделом Администрации Президента РК Ербол Адаев, зачитав приветственное слово начальника Канцелярии Президента РК Бакытжана Сариева. В своем обращении он подчеркнул особую актуальность темы школы, отметив, что цифровизация архивной деятельности не только обеспечивает надежное сохранение документов, но и делает их более доступными для широкой аудитории. 

Также с напутственными словами к участникам обратились проректор по научной и проект­ной работе Российского государственного гуманитарного университета Ольга Павленко, директор агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Узбекистана Улугбек Юсупов и директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Павел Кюнг.

В рамках форума прошли лекции ведущих ученых и архивистов Казахстана и зарубежных стран. Вице-министр промышленности и строительства РК Жаннат Дубирова и эксперт по кибербезопас­ности Рустем Бигари рассказали о ключевых путях цифровой трансформации организаций и поделились опытом реализации таких проектов, как iKomek 109, «Электронное правительство» и «Цифровой Казахстан».

Заведующий кафедрой автоматизированных систем документационного обеспечения управления Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета Михаил Ларин и доцент той же кафедры Ольга Букреева представили опыт развития нормативной базы управления документами в условиях цифровизации в России.

Старший преподаватель Казахского национального университета им. аль-Фараби Бакыт Нурпеисова рассказала о практике электронного документооборота и электронных архивов в Казахстане.

Директор научно-инновационного центра «Artificial Intelligence» Astana IT University Бейбит Абдикенов и старший научный сотрудник центра Медет Мукушев представили прак­тическое применение моделей VLM (Vision Language Model) и DLM (Deep Learning Model) в архивном деле.

Наряду с приглашенными экс­пертами и представителями партнерских организаций с лекциями выступили также руководители и ведущие специалисты Архива Президента. Они рассказали о международных стандартах и отечественных требованиях в области архивного дела, о процессах цифровой трансформации архивов, а также провели практические занятия по оцифровке документов.

Участникам продемонстрировали, какие технические стандарты применяются при оцифровке архивных материалов, в каких форматах сканируются документы и как они загружаются в электронную базу данных. Также было подробно объяснено, как организован доступ к цифровым копиям и правила их использования. Гостям представили современное оборудование, установленное в новом здании архива, и показали его работу в реальных условиях. Молодые специалисты архива уверенно осваивают эти технологии, внося весомый вклад в долговременное и качественное сохранение документального нас­ледия.

Программа Летней школы традиционно включала лекции, интерактивные сессии, тренинги и практические занятия. Участники обсудили актуальные направления архивной сферы – от цифровых технологий, искусственного интеллекта до методов машинного обучения. В числе ключевых мероприятий – тренинг по управлению эффективной командой.

Отметим, что Архив Президента РК уже на протяжении нескольких лет последовательно переводит свои фонды в цифровой формат. Только за первый квартал 2025 года было оцифровано 4 514 дел – это 842 тыс. архивных лис­тов, что на 26% превышает показатели аналогичного периода прошлого года. В общей сложнос­ти объем оцифрованных документов уже превысил 25 млн. Сегодня 90% дел, предоставляемых исследователям в читальном зале, доступны в электронном виде – это яркий пример повышения эффективности и прозрачности архивной работы.

В целях дальнейшего увеличения этого показателя разрабатываются новые IT-решения, включая электронную систему управления (ЕИПСЭА), виртуальный читальный зал, интеграцию с порталом eGov и мобильными приложениями. Проводится работа по внедрению системы е-Архив во всех организациях, являющихся источниками комплектования архива.

Переход к цифровой среде диктует необходимость подготовки квалифицированных специалис­тов. И Летняя школа играет в этом процессе большую роль как один из ведущих образовательных проектов по повышению профессионального уровня архивистов. Сегодня молодые специалисты активно осваивают передовые технологии и вносят значимый вклад в сохранение документального наследия.

Благодаря этой инициативе Архив Президента не просто обеспечивает сохранность исторических материалов, но и воспитывает новое поколение профессионалов, способных эффективно управлять информацией в условиях цифровой эпохи.